Zoho Tables: Organiza tus procesos de manera colaborativa
Hola 😀
¿Cómo están? Hoy queremos contarte sobre una nueva herramienta de Zoho que es un diez para organizar los procesos y trabajar de manera colaborativa con tu equipo: ZohoTables
Zoho Tables es una herramienta de gestión del trabajo sin código y fácil de usar que conecta a la perfección a las personas, los procesos y la información.
Es ideal porque cuenta con colaboración en tiempo real, automatización de flujos de trabajo personalizados, integración y relaciones inteligentes con acceso a una única fuente de verdad: todo esto con solo unos pocos clics.
¿Cómo se organiza Zoho Tables?
Las cuentas se organizan a través de portales. El portal es el inicio de apertura de una cuenta. ¿Cómo se estructura Zoho Tables?
Portal>Espacio de trabajo> Base > Tabla>Campo >Registro
Se pueden crear muchos espacios de trabajo dentro de un portal, y dentro de cada espacio de trabajo puede tener varias bases. El creador del portal se denomina superadministrador. El superadministrador tiene acceso y control total sobre el portal en términos de los usuarios bajo el plan de suscripción , actualizando el plan del portal, cambiando el nombre del portal y eliminando un portal.
El superadministrador puede agregar más personas como administradores que tengan el mismo nivel de acceso al portal, excepto para la administración de suscripciones.
El superadministrador y el administrador pueden agregar más personas como usuarios eligiendo los espacios de trabajo y asignando el nivel de acceso para cada espacio de trabajo. Los usuarios con capacidad para otorgar acceso pueden agregar más colaboradores al espacio de trabajo y base.
Espacios de trabajo
Un espacio de trabajo es una instalación colaborativa para consolidar y categorizar todas sus bases relacionadas. Es posible configurar el espacio de trabajo a nivel de empresa, negocio o departamento.
Una pequeña empresa puede tener un espacio de trabajo compartido para todas sus responsabilidades; una entidad más grande con varios equipos funcionales podría tener un espacio de trabajo individual para cada departamento; una persona/familia puede compartir un espacio de trabajo para administrar su lista de tareas o gastos domésticos.
Tu página de inicio muestra todos los espacios de trabajo de los que eres colaborador.
Bases
En un espacio de trabajo, cada pequeño icono de color define una base, tu espacio de trabajo se compone de las bases que creas. Una base es una colección de tablas en un arreglo lógico con toda la información requerida para una tarea, proyecto o flujo de trabajo específico. Puedes personalizar tu base según tu caso de uso, como la planificación de proyectos, la gestión de eventos, el seguimiento de errores, etc.
Tablas
Una tabla consta de Registros y Campos que ayudan a organizar la información dentro de una base . Puedes tener varias tablas dentro de una base para guardar datos relacionados. Una base de gestión de inventario, por ejemplo, puede tener tablas para productos, fabricantes, órdenes de venta y órdenes de compra, mientras que una base de seguimiento de errores puede tener tablas separadas para errores, desarrolladores y características. De esta forma, toda la información se canalizará en una base organizada, claramente segmentada por tablas.
Registros
Una fila en una cuadrícula es lo que se conoce como un registro. Cada registro de la tabla contiene información sobre un elemento particular de una lista. Por ejemplo: si está manteniendo un "Planificador de viajes", cada registro es un "lugar turístico diferente" con información que indica su especialidad, clima, rutas de viaje, etc.
En el caso de "Seguimiento de solicitantes", cada registro es un "solicitante diferente" con sus datos de contacto, currículum y otra información.
Campos
Una columna en una cuadrícula es lo que se conoce como un campo, le permite organizar los detalles relevantes para cada registro en una lista estructurada. Cada campo tiene un tipo de campo único que determina qué información se puede ingresar en él, como archivos adjuntos, calificación, selección múltiple, moneda, etc. Puede elegir su tipo de campo de la variedad de tipos de campo disponibles para que sus datos sean ricos y poderosos.
Puedes agregar tantos campos como necesite, eliminar o modificar según sus requisitos.
Puntos de vista
Las vistas ayudan a ver los datos desde diferentes perspectivas para recopilar nuevos conocimientos. El potente filtrado, clasificación, agrupación y coloreado de registros le permite alinear sus datos y reorganizar los campos y registros según sus necesidades. Si bien cada vista recuerda su configuración, se sincroniza simultáneamente con las vistas relacionadas. Zoho Tables ofrece varios tipos de vistas, como
Colaboración
Puedes compartir las bases o espacios de trabajo con cualquier persona, comente cada registro, etiquete a los miembros del equipo para obtener actualizaciones y vea los cambios en tiempo real.
Relaciones inteligentes
Puedes vincular registros relacionados en tablas como el cliente y los detalles de contacto. Con una lista de selección de registros de enlaces, elige información relacionada con un solo clic y experimenta la integración de datos en tiempo real, lo que permite una única fuente de verdad.
Automatizaciones
Zoho Tables Automation es una función poderosa que puede ayudarte a eliminar tareas y procesos repetitivos mediante la configuración de "automatización" activada por eventos o condiciones específicos que agilizan sus flujos de trabajo. A su vez, las tareas se vuelven más eficientes, precisas y rápidas.
Por ejemplo, suponga que es un director de proyecto que desea supervisar todos los proyectos de la empresa y estar informado cada vez que el equipo agrega un nuevo proyecto. En ese caso, puede usar la automatización para enviar un correo electrónico cada vez que se agregue un nuevo proyecto a la base y mantenerse sincronizado con lo que sucede sin verificar manualmente de vez en cuando. Con su apretada agenda, esto le ahorrará tiempo.
Agilice sus procesos de negocio a través de una simple lógica de activación y acción con solo hacer clic en un botón.
¿Qué es un disparador (Trigger)?
Los disparadores son eventos programados que permiten que la automatización busque que se lleve a cabo una acción. Zoho Tables ofrece tres tipos de disparadores:
1) Cuando se crea un registro
1) Cuando se crea un registro
¿Qué es una Acción?
Una acción es una tarea que se realiza automáticamente en respuesta a un disparador. Zoho Tables ofrece tres tipos de acciones:
1) Enviar correo electrónico
1) Enviar correo electrónico
Permisos de automatización
Base Director, Base Manager y Base Editors pueden instalar, configurar, duplicar, renombrar, eliminar y editar la automatización.
Los visores básicos solo pueden ver la automatización que se ha configurado.
¿Cómo usar la automatización?
Configuración de la automatización
Para configurar Zoho Tables Automation, seguí estos pasos:
1. Abrí la base que desea automatizar.
2. Haz clic en "Automatización" en la esquina superior derecha de la página.
3. Abró el panel de configuración de automatización para hacer clic en el botón "+ Crear nuevo".
4. En el panel "Activar", elegí un evento de su elección que activará su automatización. Por ejemplo, puede optar por activar la automatización cuando un registro coincida con una condición en la tabla.
5. Hae clic en + Agregar acción para abrir el panel "Acción" y elija la acción que desea realizar cuando se activa el disparador. Por ejemplo, puede enviar un correo electrónico cada vez que se actualice un registro en la tabla.
6. Configure los detalles de su acción. Por ejemplo, si elegís enviar un correo electrónico, podes especificar la dirección de correo electrónico del destinatario, la línea de asunto y el contenido del correo electrónico.
7. Para cambiar el nombre de su automatización, haz clic en el icono de 3 puntos junto al nombre de la automatización y seleccione Cambiar nombre de automatización .
8. Activá el botón "Activo" en la parte superior derecha para activar su automatización .
Una vez que hayas configurado su automatización, su automatización ejecutará la acción cada vez que ocurra el evento desencadenante.
También puedes editar o eliminar una automatización haciendo clic en la misma "pestaña de Automatización" y realizando los cambios deseados.
Preguntas frecuentes
1. ¿Funcionará la automatización cuando no haya ninguna base abierta?
Actualmente, la automatización solo se ejecutará cuando la base esté abierta.
2. ¿Funcionará la automatización cuando se elimine el creador de la automatización?
Sí, la automatización funcionará incluso si el creador de la automatización se elimina de la base.
3. ¿Se ejecutará la automatización para los registros anteriores?
No, la automatización no funcionará en los registros que se realizaron antes de que se configurara la automatización. Solo funcionará en los registros que se completen después de configurar la automatización.